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Was? Wie?

Aus Unwissenheit schreiben viele Leute schlechte E-Mails. Ich möchte dem etwas entgegenwirken. Viele Anfänger wissen gar nicht, dass sie etwas falsch machen.

Das sollen nur ein paar kleine Anregungen sein.

Warum?

Weil beschissene E-Mails nerven.
Weil beschissene E-Mails Mailinglisten kaputt machen.
Weil beschissene E-Mails Arbeit machen.
Weil beschissene E-Mails Zeit kosten.
Weil beschissene E-Mails ein Armutszeugnis sind.

Wie?

Ich werde hier keine Gründe nennen, warum etwas nicht gemacht werden sollte oder warum etwas gemacht werden sollte. Macht es einfach so, wie ich es sage. Wenn ihr doch wissen wollt, warum das alles so ist, lest erst die Inhalte der Links und dann alles, was ihr zum Thema E-Mail finden könnt (google, groups.google, dmoz, ...) und dann fragt mich.

Also:
  1. Benutzt keine Webmailer!

    Webmailer (www.gmx.de, www.freemail.de, www.freenet.de, ...) halten sich an so gut, wie keine Standards. Benutzt E-Mail-Programme. Für den Anfang sind KMail (für Linux) oder PostMe (Version 2 kostenlos für Windows) ganz gut geeignet. Für ein höheres E-Mail-Aufkommen eignen sich mutt (für Linux) oder The Bat! (Shareware für Windows) meiner Meinung nach am besten.

    Im Zweifelsfalle ist ein gut konfiguriertes Outlook oder Outlook Express immer noch besser als ein Webmailer (siehe Links).
  2. Benutzt kein Outlook oder Outlook Express!

    Es ist unsicher und es produziert Müll. Nicht, weil es jeder benutzt, sind es die besten Programme. Es gibt Alternativen (siehe 1.).

    Ist man doch gezwungen, Outlook oder Outlook Express zu benutzen, dann sollte man sich vorher unbedingt darüber informieren, wie man den beiden gutes Benehmen beibringt.
  3. Kein HTML!
    Nochmal: KEIN HTML!

    Outlook Express: Menü: Extras/Optionen/Register Senden/Nachricht Senden-Format: Nur-Text
    Outlook: Menü: Extras/Optionen/Register E-Mail Format/Senden im Nachrichtenformat: Nur Text
    Webmailer: Meist gibt es bei Webmailern die Option, auch im Browser HTML-E-Mails zu erstellen. Das sollte man unbedingt unterlassen.
    Immer, wenn man beim Schreiben einer E-Mail Optionen hat, die den Text formatieren (fett, bunt, Schriftgröße), dann macht man etwas falsch.
  4. Beim Antworten "Re:" benutzen!

    Einige Programme schreiben vor das Betreff (Subject) nicht Re: beim Antworten, sondern AW: oder anderen Mist. Lassen! Abstellen! Wenn es nicht abzustellen geht: E-Mail-Programm wechseln. Wenn das nicht geht, dann müßt ihr halt jedes Mal das Subject von Hand richtig stellen.

    Auch "Re:-Kaskaden" oder "Re:-AW:-Kastkaden" sind Mist. Einige E-Mail-Programme schreiben vor das Betreff jedesmal ein "Re:". Nach dem dritten Antworten sieht das Subject dann so aus: "Re: Re: Re: Einladung zur Grillparty". Besonders lästig sind E-Mails, die zwischen Outlook und dummen E-Mail-Programmen hin- und hergingen. Deren Subjekte sehen oft so aus: "Re: AW: Re: AW: Einladung zur Grillparty".

    Der Ausweg ist ein anderes Programm oder das händische Korrigieren der Betreff-Zeile.
  5. Ordentlich zitieren!

    E-Mails bestehen nur aus unformatiertem Text. Beim Antworten wird vor jede Zeile, die man aus der Ursprungsmail zitiert ein "> " (Größerals Leerzeichen) gesetzt.

    Ursprungsmail: 
    Hallo Ivo!

Kommst du am Wochenende zum Grillen?

Bringst du bitte deine neue Neil-Young-CD mit?

tschau
Karl-Heinz

-- 
In vino vertitas!
Karl-Heinz Hansen
kh@hansen.de
    Antwort vor dem Hinzufügen des eigenen Textes: 
    * Karl-Heinz Hansen <kh@hansen.de> [12.12.2002]:

> Hallo Ivo!
>
> Kommst du am Wochenende zum Grillen?
>
> Bringst du bitte deine neue Neil-Young-CD mit?
>
> Tschau
> Karl-Heinz
>
> -- 
> In vino vertitas!
> Karl-Heinz Hansen
> kh@hansen.de
    Über die Attribution-Line (rot) sprechen wir später. Auch über die Signatur (grün).
    Wenn das so aussehen sollte, dann ist das schonmal ein gutes Zeichen.

    Jetzt werden alle Zeilen gelöscht, die nicht mehr gebraucht werden. Dazu gehört die Anrede, die Schlußformel und die Signatur. Auch Textzeilen, die für den Sinnzusammenhang der Antwort nicht mehr gebraucht werden, können weg.

    Außerdem kommen alle "> " vor den leeren Zeilen weg.

    Das Ganze sieht dann so aus: 
    * Karl-Heinz Hansen <kh@hansen.de> [12.12.2002]:

> Kommst du am Wochenende zum Grillen?

> Bringst du bitte deine neue Neil-Young-CD mit?
    Jetzt kann man anfangen UNTER oder ZWISCHEN (besser) den zitierten Text zu schreiben: 
    * Karl-Heinz Hansen <kh@hansen.de> [12.12.2002]:

> Kommst du am Wochenende zum Grillen?

Klar, ich freue mich drauf.

> Bringst du bitte deine neue Neil-Young-CD mit?

Nein, die habe ich leider schon verborgt.

Machs gut
Ivo
    So sieht eine ordentliche Antwort aus. Gerade bei Outlook Express, Outlook und einigen anderen Mail-Programmen, sollte man unbedingt noch darauf achten, Kammquoting zu vermeiden (http://www.muwi.uni-freiburg.de/fmoll/emailcom/kamm.html). Gegebenenfalls ist das händisch zu korrigieren.

    Das Verwenden von Leerzeilen als Absatztrenner erleichtert das Lesen der E-Mails.

    Beim Bearbeiten der Antworten ist es von Vorteil, eine nichtproportionale Schriftart (Courier New, Courier) zu verwenden.
  6. Zeilen maximal 70 Zeichen breit!

    Die Einstellungen am E-Mail-Programm so vornehmen, dass beim Schreiben automatisch nach 70 Zeichen umbrochen wird. Notfalls lange Zeilen händisch umbrechen.

    Ordentliche Programme machen das standardmäßig.
  7. Attribution-Line -- Die Einleitungszeile beim Antworten!

    Jede Antwort auf eine E-Mail sollte mit einer Attribution-Line beginnen. Sie sollte Name, E-Mail-Adresse des Ursprungsschreibers und das Datum enthalten und genau eine Zeile lang sein.

    Einleitungsromane, die sie Outlook macht: 
    -----Ursprngliche Nachricht-----
Von: Ivo Schwalbe [mailto:ivo@ivo-s.de]
Gesendet: Mittwoch, 17. September 2003 09:14
An: ivo@tux.ansoft-bildung.de
Betreff: TEST
    müssen korrigiert werden.
  8. Wenn ihr nicht wißt, wie etwas geht, laßt es!

    Signatur, X-Face, Replay-To:-Header, Organization-Header, Bouncen. Das sind alles Schen, die recht nützlich oder einfach nur cool (X-Face) sind. Wenn man aber nicht weiß, wie man das richtig macht, bereiten sie nur Ärger.

    Vor allem sollte man beim Einfügen von Signaturen sehr vorsichtig sein. Macht euch erst kundig!

    Replay-To:-Header nur verwenden, wenn sich diese Adresse auch wirklich von der Absenderadresse unterscheidet (das dürfte bei den Normal-Mailern nicht der Fall sein).

  9. Ich will eure Attachements (Dateianhänge) nicht!

    Egal, was ihr mir schicken wollt. Ich will es nicht. Keine lustigen Bilder, keine lustigen Videos <sic!> und die lustigen Geschichten, die einer dem anderen weiterreicht, die will ich auch nicht. Wenn ich etwas will, melde ich mich bei euch.
  10. Fallt nicht auf Falschmeldungen herein!

    Hoaxe (Falschmeldungen) machen sehr oft die Runde. Darin soll man seine besten Freunde vor vermeindlichen Viren oder Trojanern warnen. Nicht machen! NIE!

    http://www.tu-berlin.de/www/software/hoax.shtml -- Hoax-Info Service der TU Berlin
So, das war es erstmal für den Anfang.

Links?

http://piology.org/mail/ -- pi's Mail-Einfhrung
http://www.kasper-online.de/goldmail/ -- Goldene Regeln fr schlechte E-Mails
http://oe-faq.de/ -- Outlook/Outlook Express FAQ LESEN!!!
http://www.muwi.uni-freiburg.de/fmoll/emailcom/ -- Ich bin nicht der einzige...
http://www.mayn.de/support/os/win95/outlook.htm -- Richtig quoten mit Outlook
http://learn.to/quote -- Richtig zitieren (zwar fürs Usenet, aber auch für E-Mail nützlich)
http://members.aol.com/Scheffner/Email.html -- Der effektive Einsatz von Emails

Fragen?

Per E-Mail: ivo@ivo-s.de oder
Kontaktformular, wenn ihr noch kein E-Mail-Programm eingerichtet habt.